Privacy Notice for job applicants
The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of IPF Digital.
IPF Digital entity, with head office at Lõõtsa 5 (VIII floor), 11415 Tallinn, Estonia, which acts as controller (hereinafter referred to as “IPF Digital”, “we”, “us”, etc.) responsible for your personal data will be the group company that originally collects information from or about you for recruitment purposes. This is usually the company which you contact and/or to whom you send information for recruitment purposes. IPF Digital group companies who may act as controllers independently or mutually, depending on your contact:
IPF Digital AS ; Lõõtsa 5 (VIII floor), 11415 Tallinn, Estonia
SIA IPF Digital Latvia ; 13. janvāra iela 3, LV-1050 Riga, Latvia
IPF Digital Lietuva UAB ; Švitrigailos g. 11M, LT-03228 Vilnius, Lithuania
IPF Digital Sp. z o.o. ; al. Jerozolimskie 136, 02-305 Warszawa, Poland
IPF Digital Australia Pty Ltd ; 61-63 Great Buckingham St, Redfern NSW 2016, Australia
IPF DIGITAL MÉXICO, S.A. DE C.V. ; Insurgentes sur 1271 piso 2 Oficina 201, Col. Extremadura Insurgentes, Benito Juárez, Ciudad de Mexico, CP 03740
More information and contact details for IPF Digital group company can be found here.
We have also appointed a data protection officer (DPO) who can be contacted with any privacy related topic at privacy@ipfdigital.com or by post at the company address.
It is important that the persons using the Service ("Users”, "you") feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with applicable legislation and this Privacy Notice ("Privacy Notice").
1. General
We are the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.
2. What kind of personal data do you process about me?
Personal data is any information that can be used to identify you. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed. To enable you to use the Service, we process the following categories and other categories of your personal data you have provided to us:
Information you give us - you submit data to us in an application through the Service or use the Service to connect with our staff either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn. Also, if you submit data on other forms when communicating with us by phone, e-mail, chat (provided through the website that uses the Services) or another communication channel and such data is of relevance to the application procedure.
-
Personal details – name, surname, personal identification number, photo, etc.
-
Contact data – e-mail, telephone number, address, language of communication, etc.
-
Document data – data regarding identification document, etc.
-
Data about professional life – education, professional career and duration, job title, licenses, training certificates, etc.
-
Data about relationships with legal entities.
-
Financial data – offered salary, salary expectation, etc.
-
Data about trustworthiness, such as data about regarding possible conflicts of interest, incl. data about User’s business activities, data related to anti-money laundering, counter terrorist financing or financial sanctions or organized crime, damage caused to IPF Digital or any third party.
-
Demographic data such as country of residence, citizenship.
-
Data about habits, preferences and satisfaction, such as User satisfaction, psychometric test.
-
Sensitive data such as special categories of personal data, for example, data concerning health.
Information collected from you and/or your device - when you interact with the Service or with us, we automatically collect certain data.
-
Communication and device data – email, visual images, video and/or audio recordings, as well as other conversations and interactions, collected when the User participates in job interview and/or from User’s application.
Information collected from others -Your data may also be collected from third-party sources such as public and private external registries (such as recruitment portals), and Facebook or LinkedIn-accounts
-
Personal details – name, surname, etc.
-
Contact data – e-mail, telephone number, address, language of communication, etc.
-
Data about trustworthiness, such as data about regarding possible conflicts of interest, incl. data about User’s business activities, data related to anti-money laundering, counter terrorist financing or financial sanctions or organized crime, damage caused to IPF Digital or any third party.
-
Data about relationships with legal entities
-
Data about criminal convictions and offences such as data about absence of criminal convictions or existence of conviction for willful crime against the state, property or administrative order, or willful crime of economic nature or in state authority service, or for commitment of such a crime which is connected with terrorism and conviction for that is not expunged or extinguished; or about convictions for breach of international or national sanctions or anti-money laundering and counter terrorist financing legislation and at least one year has not passed since the day of imposition of the sanction. This data is only processed if authorised by law or you.
In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Notice and will be informed about the processing.
3. How do you use my data?
-
We use your personal data to make an account in the Service or to connect to IPF Digital’s recruitment department or hiring team, adding personal data about themselves either personally or by using third-party source such as Facebook or LinkedIn based on User’s consent
- We use your personal data within the recruitment process in order to administer User’s identification, evaluation and selection for IPF Digital vacancies, based on:
- in Estonia, Latvia, Poland, Australia, Mexico: pre-contractual agreement
- in Lithuania: IPF Digital legitimate interest
- We use your personal data within the recruitment process to conclude employment contract, based on performance of agreement, IPF Digital legal obligation and/or legitimate interest
- We use your personal data to assess the suitability of a User for a certain job position which may depending on position include psychometric or automated tests (profiling), based on:
- In Estonia, Poland, Australia, Mexico: performance of agreement, IPF Digital legitimate interest and legal obligation
- In Latvia, Lithuania: IPF Digital legitimate interest and legal obligation
- We use your personal data to save User’s personal data for future job opportunities, based on User’s consent
- We use your personal data to evaluate User’s satisfaction about recruitment process, based on IPF Digital legitimate interest
- We use your personal data to manage compliance, internal audit and fulfil statutory duties, based on IPF Digital legitimate interest or legal obligation
- We use your personal data to establish, exercise and defend legal claims, handle complains and requests, as well as to retain information for this purpose, based on IPF Digital legitimate interest and legal obligation
- We use your personal data to collect publicly available information about User and comply them for use in recruitment purpose, based on User’s consent
Your consent is voluntary and limited to specific purposes as defined in the consent. You can withdraw your consent at any time free of charge by changing your profile preferences in the Service or by contacting us using the contact details listed under 12. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or receive information about job opportunities or otherwise use some the Service. Please note the withdrawal of your consent does not affect the legality of processing your personal data prior to the withdrawal of your consent.
Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable.
4. Camera Surveillance
With the purpose of conducting video-surveillance as part of IPF Digital safety measures, video-surveillance may exist at IPF Digital premises when you are visiting our offices. The video-surveilled areas are marked with informative signs. Personal data processed when IPF Digital conducts video-surveillance are contained in visual images and video recordings.
IPF Digital carries out video-surveillance based on legitimate interests to ensure the security of Swedbank visitors, employees (as well Candidates), premises and assets; defend Swedbank legal claims and legitimate interests; detect and prevent unlawful activities.
Visual images and video recordings containing Personal Data are shared with relevant Recipient in case the recorded material is needed for criminal investigation, or with a Recipient that maintains and services the video-surveillance systems on behalf of Swedbank.
5. Aggregated data (non-identifiable personal data)
We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.
6. Where to you process my data?
The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, or such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers or IPF Group companies that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers (such as Privacy Shield should this be valid safeguard) or to other supplies where adequate safeguards are in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. In case you are applying for the job in Australia or Mexico, your personal data will be also processed in the said country. To obtain further details about geographical area of processing, contact us using the Contact details listed in paragraph 12.
7. How long will the personal data be processed
The personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above and taking into consideration legal basis of respective processing. Retention period is as long as the recruitment process activities (application, evaluation and selection) take place. After the end of the recruitment process for a job opportunity, we will retain personal data during a period of limitation according to the applicable legislation. Generally, for the following retention periods after the end of recruitment process, unless consent is not provided for further processing:
- Estonia - 1 year
- Latvia - 6 months
- Lithuania - 1 year
- Poland - 1 year
In case when the processing of personal data takes place based on the User’s consent, the personal data will be retained as long as the consent is valid. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 11. Other deadlines may be applicable when the personal data is processed for purposes based on IPF Digital legitimate interest, e.g. for the establishment, exercise or defence of legal claims. In all cases, IPF Digital limits the processing of personal data to a minimum.
8. How do you share my data?
Depending on the reason we process your data, we may disclose your personal data to other parties in the following categories:
We may transmit your personal data within the IPF Group organisation, for internal administrative purposes in accordance with legal data transfer requirements and for the purposes of providing additional future job opportunities by IPF Group company. Your personal data might be processed by other subsidiaries of the International Personal Finance plc. Group than IPF Digital AS (the list of companies belonging to IPF group is available at: http://www.ipfin.co.uk/en/about-us/our-businesses.html).
- Partners and public authorities
We may disclose your data to our partners who help us provide the Service. We have signed agreements protecting your rights and freedoms with regards to your personal data with all partners and disclose data only to the necessary extent. You can request more information on disclosure by contacting the DPO. The partners we use typically include the following categories:
- Teamtailor, which supplies the Service;
- server and hosting companies;
- e-mail reference companies;
- video processing companies, information-sourcing companies and analytical service companies;
- other contractors and sub-contractors , acting as our processors and sub-processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
- authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.
9. Security
We prioritize the personal data integrity and therefore we work actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance with this Privacy Notice and the applicable legislation, including GDPR.
However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.
10. How can I exercise my rights?
To exercise any of your rights below, please contact our Human Resources department or the DPO using the contact details below under paragraph 12 below.
- Before exercising your rights, you must be identified to protect your personal data from fraudulent attempts.
- Your requests will be generally handled within one month. In some cases, we may take up to 2 additional months, but you will always be notified of these cases.
- You have a right to receive information at any time regarding the purposes of using, categories and source, recipients and storage periods of your personal data and your rights.
- You have the right to access your personal data, including the right to obtain a copy of your personal data processed. You can also exercise access right under section “Data and Privacy”.
- You have a right to portability of your data which you have provided to us for concluding our agreement(s) or data processed based on your consent and which are processed by automated means. We will provide you that data in a machine-readable format, so you can store it or disclose it to other service providers. You may also request that your personal data is provided to another controller – however, we can only do that when the transmission is technically possible. As the file contains your personal data, please store the personal data securely on your device.
- We keep your personal data up to date, by asking you to review it from time-to-time and when required by law. However, if you find any data about you is incorrect, you can request rectification of inaccurate data and you can have incomplete data completed. You can rectify or complete your personal data via the Service or by contacting Human Resources department and providing us with the correct or additional data.
- You have a right to restrict processing. That means your data will be stored, but not used for anything else. You also have a right to request erasure
of your personal data, but only in one of the following cases provided by law:
- your data is no longer necessary or has exceeded the defined storage periods;
- you have withdrawn your consent in case your data are processed based on your consent;
- you object to processing based on a legitimate interest. Processing will be restricted until verification of your interests; If your rights prevail, your data will be erased upon your request;
- the personal data have to be erased for compliance with a legal obligation;
- the processing is unlawful.
If a basis does not exist, your data will not be erased nor processing restricted. You can also exercise erasure right under section “Data and Privacy”
- You have a right to object to a decision based solely on automated processing of your personal data, including profiling.
- You have a right to contact IPF Digital any time, if you find your rights under data protection law have been violated.
- You have a right to turn to the competent Data Protection Authority or a competent court if you believe your rights with regards to the personal data processing have been violated. We would appreciate if you could approach us first with your request or concern in order to resolve it.
You can contact the Data Protection Authority using the following contacts:
-
Lithuania
Valstybinę duomenų apsaugos Inspekciją
L. Sapiegos g. 17, LT- 10312 Vilnius, Lithuania
ada@ada.lt
(+370) (8 5) 212 7532
https://vdai.lrv.lt/
-
Poland
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Poland
kancelaria@uodo.gov.pl
(+48) 606-950-000
https://uodo.gov.pl
-
Australia
Office of the Australian Information Commissioner
GPO Box 5288, Sydney NSW 2001, Australia
foi@oaic.gov.au
(+61) 1300 363 992
https://www.oaic.gov.au/
-
Mexico
Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales
Insurgentes Sur no. 3211 Col., Insurgentes Cuiculco, Alcaldía Coyoacán, C.P. 04530
(+52) 55 5004 2400
https://inai.gob.mx/
Please note that in case of applying for a job at Australia or Mexico your rights may differ but you will be granted all rights in accordance with the applicable local legislation.
11. Do you use cookies?
When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Notice.
Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.
12. How can I contact you?
For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in similar matters, please use the contact details of our DPO: privacy@ipfdigital.com or contact us by post at the company address that you can find in here.
13. How will I know if anything changes?
We keep this Privacy Notice under review and may change it from time to time (mostly to comply with the law and data protection practices). The latest version of the Privacy Notice will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Notice.
This notice was last updated November 2022.
--------------------------------------------------------------------------------------
Informacja o ochronie prywatności dla Kandydatów
Usługa w zakresie obsługi rekrutacji i uproszczenia procesu zatrudniania („Usługa”) jest świadczona przez Teamtailor w imieniu IPF Digital.
Podmiot IPF Digital, z siedzibą w Lõõtsa (8. piętro), 11415 Tallinn, Estonia, pełniący funkcję administratora danych (zwany dalej „IPF Digital”, „my”, „nasze” itd.) odpowiedzialnego za Twoje dane osobowe oznacza spółkę wchodzącą w skład grupy, gromadzącą informacje od Ciebie i na Twój temat na cele rekrutacji. Zwykle jest to spółka, z którą się kontaktujesz, lub której przesyłasz dane na potrzeby rekrutacji. Następujące spółki należące do grupy IPF Digital mogą występować łącznie lub niezależnie jako administratorzy danych, w zależności od sposobu kontaktu:
IPF Digital AS ; Lõõtsa 5 (VIII floor), 11415 Tallinn, Estonia
SIA IPF Digital Latvia ; 13. janvāra iela 3, LV-1050 Riga, Latvia
IPF Digital Lietuva UAB ; Švitrigailos g. 11M, LT-03228 Vilnius, Lithuania
IPF Digital Sp. z o.o. ; al. Jerozolimskie 136, 02-305 Warszawa, Poland
IPF Digital Australia Pty Ltd ; 61-63 Great Buckingham St, Redfern NSW 2016, Australia
IPF DIGITAL MÉXICO, S.A. DE C.V. ; Insurgentes sur 1271 piso 2 Oficina 201, Col. Extremadura Insurgentes, Benito Juárez, Ciudad de Mexico, CP 03740
Dalsze informacje oraz dane kontaktowe spółek grupy IPF Digital można znaleźć tu.
We wszystkich sprawach dotyczących ochrony prywatności prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod adresem privacy@ipfdigital.com lub drogą pocztową na adres spółki.
Zwracamy uwagę, by osoby korzystające z Usługi („Użytkownicy”, „Ty”) czuły się bezpiecznie i czuły się poinformowane w temacie wykorzystania przez nas danych Użytkowników w procesie rekrutacyjnym. Staramy się utrzymywać najwyższe możliwe standardy w kwestii ochrony danych osobowych. Przetwarzamy i wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników, a także zarządzamy nimi i chronimy je zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami niniejszej Informacji o ochronie prywatności („Informacja o ochronie prywatności”).
1. Postanowienia ogólne
Administrujemy danymi zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony prywatności. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane na potrzeby zarządzania procesem rekrutacji pracowników dla naszej działalności oraz usprawnienia tego procesu.
2. Jakie dane osobowe na mój temat przetwarza IPF Digital?
Dane osobowe to wszystkie informacje pozwalające na identyfikację danej osoby. Zbieramy wyłącznie dane istotne dla rekrutacji. By umożliwić korzystanie z Usługi, przetwarzamy następujące oraz inne dostarczone nam przez Użytkowników kategorie danych osobowych:
Informacje przekazane przez Użytkownika – przesyłane w aplikacji za pośrednictwem Usługi lub w kontaktach poprzez Usługę z naszymi pracownikami za pośrednictwem stron zewnętrznych, jak Facebook czy LinkedIn. Dodatkowo, dane przekazane nam w inny sposób, podczas rozmowy telefonicznej, w e-mailu, na czacie (dostarczanym przez stronę wykorzystującą Usługę) lub poprzez inne kanały komunikacji, o ile takie dane są istotne dla procedury aplikowania.
-
Dane osobowe – imię, nazwisko, numer NIP, zdjęcie itp.
-
Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres, język komunikacji itp.
-
Dane dokumentu – dane dotyczące dokumentu identyfikującego itp.
-
Dane dotyczące kariery zawodowej – wykształcenie, przebieg kariery zawodowej i jej okres, tytuły zawodowe, licencje, certyfikaty szkoleniowe itp.
- Dane dotyczące związków z podmiotami prawnymi.
-
Dane finansowe – oczekiwania dot. wynagrodzenia, oferowane wynagrodzenie.
-
Dane dotyczące zaufania, takie jak dane dotyczące możliwego konfliktu interesów, w tym informacje na temat działalności biznesowej Użytkownika, dane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu działalności terrorystycznej, omijaniu sankcji finansowych oraz finansowaniu zorganizowanej przestępczości, zapobieganiu szkodom w stosunku do IPF Digital lub innych podmiotów zewnętrznych.
- Dane demograficzne, jak kraj zamieszkania, obywatelstwo.
-
Dane dotyczące nawyków, preferencji i satysfakcji, jak np. badania psychometryczne satysfakcji Użytkownika
-
Dane wrażliwe, czyli szczególne kategorie danych osobowych, na przykład dane dotyczące zdrowia.
Informacje zebrane bezpośrednio od Użytkownika lub z jego urządzenia – podczas interakcji z Usługą lub z nami automatycznie gromadzimy niektóre dane.
-
Dane komunikacji i urządzenia – email, zdjęcia, nagrania audio/video, jak również inne konwersacje i interakcje zgromadzone podczas uczestnictwa Użytkownika w rozmowie o pracę lub z aplikacji Użytkownika.
Informacje uzyskane z innych źródeł – Twoje dane mogą również zostać otrzymane ze źródeł zewnętrznych, jak publiczne lub prywatne rejestry zewnętrzne (np. portale rekrutacyjne) czy konta na portalach Facebook lub LinkedIn
-
Dane osobowe – imię, nazwisko itp.
-
Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres, język komunikacji itp.
-
Dane dotyczące zaufania, jak dane dotyczące możliwego konfliktu interesów, w tym informacje na temat działalności biznesowej Użytkownika, dane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu działalności terrorystycznej, omijaniu sankcji finansowych oraz finansowaniu zorganizowanej przestępczości, zapobieganiu szkodom w stosunku do IPF Digital lub innych podmiotów zewnętrznych.
-
Dane dotyczące związków z podmiotami prawnymi
-
Dane dotyczące wyroków skazujących i przestępstw w sprawach kryminalnych, jak informacje dotyczące niebycia skazanym wyrokiem w sprawie kryminalnej lub za umyślne przestępstwo wobec państwa, własności prywatnej lub porządku administracyjnego, lub umyślne przestępstwo natury ekonomicznej lub w ramach służby w organach władzy państwowej, lub za popełnienie przestępstwa w związku z działalnością terrorystyczną, którego wyrok skazujący nie został wykreślony lub umorzony; lub dotyczące wyroków skazujących za złamanie międzynarodowych lub państwowych sankcji lub przepisów przeciwdziałających praniu pieniędzy lub finansowaniu działań terrorystycznych, w przypadku, kiedy od nałożenia sankcji nie minął przynajmniej rok. Dane te są przetwarzane wyłącznie na podstawie nakazu prawnego lub za zgodą Użytkownika
W niektórych przypadkach, obecni pracownicy mogą rekomendować potencjalnych kandydatów. Pracownicy ci przekazują dane osobowe potencjalnych kandydatów. W takich sytuacjach, potencjalny kandydat uznawany jest za Użytkownika w ramach niniejszej Informacji o ochronie prywatności i zostanie poinformowany o przetwarzaniu jego danych osobowych.
3. Jak wykorzystujecie moje dane?
- Wykorzystujemy Twoje dane osobowe do utworzenia konta w Usłudze lub do kontaktu z działem rekrutacji lub zespołem rekrutacyjnym IPF Digital. Dane dodajemy osobiście lub przy użyciu źródeł zewnętrznych, jak Facebook czy LinkedIn, na podstawie Zgody Użytkownika
- Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w ramach procesu rekrutacyjnego, by administrować identyfikacją, oceną i wyborem Użytkownika na dostępne stanowisko w IPF Digital na podstawie:
- w Estonii, na Łotwie, w Polsce, Australii, Meksyku: umowy przedkontraktowej
- na Litwie: uzasadnionego interesu IPF Digital
-
Dane osobowe Użytkowników wykorzystujemy w procesie rekrutacyjnym do zawarcia umowy o pracę, na podstawie Wykonania umowy, zobowiązań prawnych IPF Digital i/lub uzasadnionego interesu
-
Wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników do oceny dopasowania Użytkownika do danego stanowiska, w której skład, zależnie od stanowiska, mogą wchodzić testy psychometryczne lub zautomatyzowane (profilowanie), zgodnie z:
- W Estonii, Polsce, Australii, Meksyku: Wykonania umowy, zobowiązań prawnych IPF Digital i/lub uzasadnionego interesu
- Na Łotwie, na Litwie: zobowiązań prawnych IPF Digital i/lub uzasadnionego interesu
-
Wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników do zachowania danych osobowych Użytkownika na potrzeby przyszłych ofert zatrudnienia, na podstawie Zgody Użytkownika
-
Wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników do oceny satysfakcji Użytkownika względem procesu rekrutacyjnego, na podstawie Uzasadnionego interesu IPF Digital
- Wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników, by zagwarantować zgodność z przepisami, na potrzeby wewnętrznego audytu i do spełnienia zobowiązań ustawowych, na podstawie zobowiązań prawnych IPF Digital i/lub uzasadnionego interesu
-
Wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników do ustalenia, wykonania i obrony roszczeń prawnych, obsługi zażaleń i żądań, jak również do przechowania informacji na takie potrzeby, na podstawie Uzasadnionego interesu IPF Digital oraz obowiązku prawnego
-
Wykorzystujemy dane osobowe Użytkowników do gromadzenia dostępnych publicznie informacji o Użytkowniku i zestawienia ich na potrzeby procesu rekrutacyjnego, na podstawie Zgody Użytkownika
Twoja zgoda jest dobrowolna i ograniczona do konkretnych celów określonych w jej treści. Możesz wycofać zgodę w każdej chwili, bezpłatnie, zmieniając preferencje profilu w Usłudze lub kontaktując się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych wymienionych w punkcie 12. Jednakże skorzystanie z tego prawa może uniemożliwić Ci aplikowanie na konkretne stanowisko lub otrzymywanie informacji o ofertach pracy lub korzystanie z innych funkcji Usługi. Prosimy pamiętać, że wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych osobowych przed wycofaniem zgody.
Dane osobowe przetwarzane w celach analizy zbiorczej lub badań rynkowych są zawsze anonimizowane.
4. Monitoring
Na potrzeby monitoringu video w ramach zabezpieczeń IPF Digital, w biurach IPF Digital możesz być monitorowany podczas obecności w biurze. Obszary poddawane monitoringowi są oznaczone znakami informacyjnymi. Dane osobowe przetwarzane podczas monitoringu prowadzonego przez IPF Digital obejmują obrazy i nagrania.
IPF Digital prowadzi monitoring video zgodnie ze swoim uzasadnionym interesem, by zagwarantować bezpieczeństwo odwiedzającym, pracownikom (oraz Kandydatom), lokalom i mieniu IPF Digital, chronić interes prawny oraz uzasadniony interes IPF Digital; wykrywać nielegalną działalność i jej zapobiegać.
Obrazy i nagrania zawierające Twoje dane osobowe są udostępniane właściwemu Obiorcy w sytuacji, gdy nagrane materiały są niezbędne na potrzeby dochodzenia, lub Odbiorcy, który prowadzi i obsługuje systemy monitoringu w imieniu IPF Digital.
5. Dane zbiorcze (anonimizowane dane osobowe)
Udostępniamy dane zbiorcze podmiotom zewnętrznym. W takich przypadkach dane zbiorcze są opracowywane na podstawie informacji zebranych przez Usługę i mogą, przykładowo, obejmować statystyki dotyczące ruchu internetowego lub lokalizacji korzystania z Usługi. Dane zbiorcze nie zawierają informacji pozwalających zidentyfikować poszczególne osoby i tym samym nie stanowią danych osobowych.
6. Gdzie są przetwarzane moje dane?
Dane osobowe zebrane za pośrednictwem Usługi są przechowywane i przetwarzane w UE/EOG, lub w innych krajach uznawanych przez Komisję Europejską za posiadające odpowiedni poziom zabezpieczeń, lub też są przetwarzane przez dostawców lub spółki IPF Group, z którymi została zawarta umowa wiążąca w pełni zgodna z wymaganiami prawnymi w zakresie transferu danych do krajów trzecich (jak np. Tarcza prywatności, o ile jest uznawana za stosowne zabezpieczenie) lub do innych dostawców stosujących odpowiednie zabezpieczenia, by chronić prawa podmiotów przekazywanych danych. Jeżeli ubiegasz się o posadę w Australii lub Meksyku, Twoje dane osobowe będą również przetwarzane w tych krajach. Więcej informacji na temat geograficznego obszaru przetwarzania danych uzyskasz po skontaktowaniu się z nami na adres podany w pkt. 12.
7. Jak długo będą przetwarzane dane osobowe?
Przechowujemy i przetwarzamy dane osobowe tak długo, jak uznajemy to za właściwe w stosunku do określonych powyżej celów i mając na względzie podstawę prawną przetwarzania danych. Okres przechowywania równy jest czasowi trwania działań związanych z procesem rekrutacji (aplikacja, ocena, wybór). Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego na dane stanowisko, przechowujemy dane osobowe na czas ograniczony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zasadniczo jest to następujący okres po zakończeniu procesu rekrutacji, o ile nie udzielono zgody na dalsze przetwarzanie danych:
- Estonia - 1 rok
- Łotwa - 6 miesięcy
- Litwa - 1 rok
- Polska - 1 rok
Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody udzielonej przez Użytkownika, dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania zgody. Jeżeli jako Użytkownik nie chcesz, by Twoje dane osobowe były przetwarzane w tym celu (przyszła rekrutacja), prosimy o kontakt pod adresem podanym w pkt. 11. Inne terminy obowiązują, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby wynikające z uzasadnionego interesu IPF Digital, np. do ustalenia, egzekwowania lub obrony roszczeń prawnych. We wszystkich przypadkach IPF Digital ogranicza przetwarzanie danych osobowych do minimum.
8. W jaki sposób udostępniacie moje dane?
W zależności od powodu przetwarzania danych, możemy je udostępniać innym stronom należącym do następujących kategorii:
IPF Group
Możemy przesyłać Twoje dane osobom wewnątrz organizacji IPF Group na wewnętrzne potrzeby administracyjne zgodnie z wymaganiami prawnymi przesyłania danych i na potrzeby dostarczania dodatkowych przyszłych ofert pracy IPF Group. Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez spółki zależne International Personal Finance plc. Group inne niż IPF Digital AS (lista spółek należących do grupy IPF jest dostępna pod adresem:
http://www.ipfin.co.uk/en/about-us/our-businesses.html).
Partnerzy i władze publiczne
Możemy udostępniać Twoje dane naszym partnerom pomagającym nam świadczyć Usługę. Zawarliśmy umowy chroniące Twoje prawa i przywileje w zakresie Twoich danych osobowych ze wszystkimi naszymi partnerami i udostępniamy dane wyłącznie w niezbędnym zakresie. Więcej informacji uzyskasz, jeśli skontaktujesz się z naszym Inspektorem ochrony danych osobowych. Do naszych partnerów zazwyczaj zaliczamy następujące kategorie:
- Teamtailor, dostarczyciela Usługi;
- Serwery i hostingi;
- Firmy sprawdzające referencje;
- Firmy przetwarzające materiały wideo, pozyskujące informacje oraz świadczące usługi analityczne;
- Inni wykonawcy i podwykonawcy występujący w roli podmiotów przetwarzających dane i ich podwykonawców zgodnie z naszymi instrukcjami, na potrzeby świadczenia Usługi;
- Władze oraz doradcy prawni w sytuacjach, gdy pada podejrzenie działań nielegalnych lub niewłaściwych; oraz
- Władze, doradcy prawni i inne osoby, jeżeli wymaga tego prawo lub nakaz wydany przez władze.
9. Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo danych osobowych jest dla nas priorytetem, dlatego też aktywnie działamy, by dane osobowe Użytkowników były przetwarzane z zachowaniem najwyższej staranności.
Stosujemy zabezpieczenia, od których można racjonalnie oczekiwać przetwarzania danych osobowych Użytkowników i innych osób w sposób bezpieczny i zgodny z niniejszą Informacją o ochronie prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO.
Jednakże przesyłanie informacji drogą internetową czy za pośrednictwem sieci komórkowej nigdy nie jest pozbawione ryzyka. Ważne, by Użytkownicy także brali na siebie odpowiedzialność za ochronę swoich danych. Od Użytkownika zależy utrzymanie loginu w tajemnicy.
10. Jak mogę wyegzekwować swoje prawa?
Aby wyegzekwować którekolwiek z praw wymienionych poniżej, prosimy skontaktować się z naszym działem HR lub Inspektorem Danych Osobowych posługując się danymi kontaktowymi wymienionymi w pkt.12.
- Zanim możliwe będzie wyegzekwowanie Twoich praw, musisz przejść identyfikację, co ma na celu ochronę Twoich danych przed wyłudzeniem.
- Twoje żądanie zostanie obsłużone przed upływem 1 miesiąca. W niektórych przypadkach możemy potrzebować do 2 dodatkowych miesięcy, jednak w takiej sytuacji zawsze Cię o tym poinformujemy.
- W każdej chwili przysługuje Ci prawo od informacji o celach wykorzystywania Twoich danych osobowych, ich kategoriach i źródłach, odbiorcach oraz okresie przechowania Twoich danych osobowych i praw.
- Masz prawo wglądu w swoje dane osobowe, w tym prawo otrzymania kopii przetwarzanych danych. Możesz również dochodzić prawa do wglądu w ramach sekcji “Dane i prywatność”.
- Masz prawo do przenoszenia swoich danych przekazanych nam w celu zawarcia umowy (umów) lub danych przetwarzanych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody oraz danych przetwarzanych w sposób automatyczny. Dostarczymy Ci dane w formacie umożliwiającym odczyt maszynowy, pozwalającym na ich dalsze przechowanie lub udostępnienie innym dostawcom usług. Możesz również zażądać przekazania danych innemu administratorowi danych – jednak będziemy w stanie to zrobić wyłącznie, jeśli będzie to możliwe technicznie. Ze względu na to, że plik zawiera Twoje dane osobowe, prosimy, przechowuj go bezpiecznie na swoim urządzeniu.
- Dbamy o aktualność Twoich danych, dlatego też możemy prosić o ich weryfikację okresowo, lub w sytuacji, kiedy wymagają tego od nas przepisy prawa. Jeżeli jednak zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe, możesz zażądać skorygowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych brakujących. Możesz skorygować lub uzupełnić swoje dane osobowe za pośrednictwem Usługi lub poprzez kontakt z działem HR i dostarczenie nam poprawionych lub uzupełnionych danych.
- Masz prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Oznacza to, że Twoje dane będą przechowywane, ale nie wykorzystywane w żadnym innym celu. Masz również prawo zażądać wymazania
Twoich danych osobowych, jednak wyłącznie w jednym z przypadków określonych przez prawo:
- Twoje dane nie są już niezbędne lub minął określony termin przechowywania danych;
- Wycofałeś/wycofałaś zgodę, dotyczy to sytuacji, w której Twoje dane są przetwarzane na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody;
- Sprzeciwiasz się przetwarzaniu danych na podstawie uzasadnionego interesu. Przetwarzanie zostanie ograniczone do momentu weryfikacji Twoich korzyści; jeżeli przeważą Twoje prawa, Twoje dane zostaną wymazane na Twoje żądanie;
- Dane osobowe muszą zostać wymazane, jeżeli wymaga tego zachowanie zgodności z wymogami prawnymi;
- Przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem;
W przypadku braku podstaw, Twoje dane nie zostaną wymazane, ani ich przetwarzanie ograniczone. Możesz również dochodzić prawa do wymazania danych w ramach sekcji „Dane i prywatność”
- Przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec decyzji wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym profilowania.
- Masz prawo skontaktować się z IPF Digital w każdej chwili, jeżeli uznasz, że prawa przysługujące Ci w ramach niniejszej Informacji o ochronie prywatności zostały złamane.
- Masz prawo zwrócić się do właściwego Organu Ochrony Danych Osobowych lub sądu, jeżeli uznasz, że Twoje prawa w zakresie ochrony danych osobowych zostały złamane. Będziemy wdzięczni, jeśli wcześniej skontaktujesz się z nami w sprawie swoich żądań lub pytań, żebyśmy mogli rozwiązać problem.
Poniżej znajdziesz dane kontaktowe Organów Ochrony Danych Osobowych:
-
Lithuania
Valstybinę duomenų apsaugos Inspekciją
L. Sapiegos g. 17, LT- 10312 Vilnius, Lithuania
ada@ada.lt
(+370) (8 5) 212 7532
https://vdai.lrv.lt/
-
Poland
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Poland
kancelaria@uodo.gov.pl
(+48) 606-950-000
https://uodo.gov.pl
-
Australia
Office of the Australian Information Commissioner
GPO Box 5288, Sydney NSW 2001, Australia
foi@oaic.gov.au
(+61) 1300 363 992
https://www.oaic.gov.au/
-
Mexico
Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales
Insurgentes Sur no. 3211 Col., Insurgentes Cuiculco, Alcaldía Coyoacán, C.P. 04530
(+52) 55 5004 2400
https://inai.gob.mx/
Przypominamy, że jeżeli aplikujesz o posadę w Australii lub Meksyku, mogą Ci przysługiwać inne prawa, jednak będą to wszystkie prawa zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11. Czy wykorzystujecie pliki cookie?
Podczas korzystania z Usługi przez Użytkowników, informacje dotyczące korzystania z Usługi mogą zostać zapisane w postaci plików cookie. Pliki cookie to pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu Użytkownika, np. na komputerze, smartfonie lub tablecie podczas korzystania z Usługi. Wykorzystujemy pliki cookie, by usprawnić korzystanie z Usługi i zbierać informacje dotyczące np. statystyk korzystania z Usługi. Ma to na celu zabezpieczenie, utrzymanie i usprawnienie Usługi. Informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie mogą niekiedy zawierać dane osobowe i w takich przypadkach są regulowane przez naszą Informację o plikach cookie.
Użytkownicy mogą w każdej chwili wyłączyć pliki cookie poprzez zmianę lokalnych ustawień swojego urządzenia. Wyłączenie plików cookie może wpłynąć na korzystanie z Usługi, powodując np. wyłączenie niektórych jej funkcji.
12. Jak mogę się z wami skontaktować?
W razie pytań, potrzeby dalszych informacji w temacie zarządzania danymi osobowymi lub w podobnych sprawach prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Danych Osobowych na adres: privacy@ipfdigital.com lub pocztą na adres firmowy wymieniony tutaj.
13. Jak dowiem się o potencjalnych zmianach?
Aktualizujemy niniejszą Informację o ochronie prywatności i wprowadzamy do niej zmiany (głównie w celu zapewnienia zgodności z przepisami i praktyką w zakresie ochrony danych). Najnowsza wersja Informacji o ochronie prywatności jest dostępna w Usłudze. Nową wersję uznaje się za przekazaną Użytkownikom w sytuacji, kiedy Użytkownik otrzymał e-mail informujący o nowej wersji (na adres podany przez Użytkownika w związku z korzystaniem z Usługi) lub został w inny sposób poinformowany o nowej wersji Informacji o ochronie prywatności.
Data ostatniej aktualizacji: listopad 2022
